سرايا - للأسف نحن نعيش في زمن سريع ومرهق للغاية، الوقت ينفد دائماً ولم نتمكن من تحقيق كافة المهام اليومية، لذلك يعد تنظيم الوقت طريقة ممتازة لتحقيق التوازن بين أعباء العمل والحياة اليومية والأنشطة الترفيهية.

إن إدراك الوقت سيؤدي إلى تحسين الذات وتحقيق الأهداف، سواء كان في حياتك العملية أو الشخصية، وهذا ما يجعل سؤال «ما أفضل طريقة لإدارة الوقت بشكل فعال؟» يحضر دائماً إلى أذهاننا، في كل مرة الوقت يسرقنا ولم نتمكن من تحقيق كافة الأهداف.

يعد تطبيق النصائح الواردة في هذا المقال، من أهم أدواتك في تنظيم وإدارة الوقت، وللحصول على مزيد من التنظيم وزيادة الإنتاجية، كلما تعلمت استخدام هذه الأدوات، زاد إنجازك كل يوم، فتابع معنا.

ما هو الوقت ومفهومه؟
يعرف الوقت بأنه الفترة الزمنية التي يمكن قياسها، وهي سلسلة من أبعاد زمنية لا تتحدد بفترة مكانية، ويتم قياس الوقت بطرق رياضية وعلمية، حيث اعتبر الوقت بأنه الفاصل ما بين الأحداث الزمنية المتسلسلة، كما يمكن تقسيمه ومناقشته حسب المستويات المادية، والفلسفية، والعلمية، والنفسية، والبيولوجية.

أما عن إدارة الوقت، فهي عملية تنظيم وتخطيط كيفية تقسيم وقتك بين أنشطة محددة، تتيح لك الإدارة الجيدة للوقت العمل بذكاء - وليس بجهد أكبر - بحيث تنجز المزيد في وقت أقل، حتى عندما يكون الوقت ضيقاً والضغوط شديدة.

لذلك فإدارة الوقت تعني إدارة الذات، فهي نوع من إدارة الفرد نفسه بنفسه، وهي أيضاً إدارة الأعمال التي نقوم بمباشرتها في حدود الوقت المتاح، يومياً 24 ساعة، وذلك بأقل جهد وأقصر وقت، ثم يتبقى لنا وقت للإبداع والتخطيط للمستقبل وللراحة والاستجمام، لذا فإدارة الوقت هي محاولة ترويض الوقت وفرض سيطرتنا عليه، بدلاً من أن يفرض سيطرته علينا.

طرق تنظيم الوقت

هناك الكثير من الطرق التي تساعدك في تنظيم الوقت سواء كان يومياً أو أسبوعياً أو حتى شهرياً، لكن الأهم من هذه الطرق والنصائح المذكورة أدناه، أن تلتزم بها طوال الوقت، حتى لا تهدر الكثير من وقتك في أشياء غير مفيدة، وتتسبب في تعطيلك عن أداء مهامك، ومن هذه النصائح ما يلي:

1.تحقق من الوقت

تعرف بالضبط كيف تقضي وقتك، فعلى سبيل المثال: في المكتب يجب أن تعرف المهام التي تسرق وقتك، ثم يمكنك فعل شيء حيال ذلك، ويمكن أن تساعدك معرفة أين يذهب وقتك بالضبط في اتخاذ قرارات بشأن تفويض المهام أو شراء البرامج اللازمة لتسريع بعض العمليات.

2. مهلة زمنية

يمكن أن يكون تحديد مهلة زمنية لمهمة ما ممتعاً، يمكن أن يكون هذا الأمر مثل لعبة، تقوم بعض الشركات بتقسيم الموظفين إلى مجموعات، وتحصل المجموعة التي تنهي مشروعاً أو مهمة على مكافأة أولاً.

يمكنك تطبيق هذا المبدأ على أي مهمة في يومك، ضع حداً زمنياً مثل ساعة أو ساعتين، ثم حاول إنهاء المهمة في الوقت المحدد، واشعر بالإثارة وأنت تفعل ذلك.

3. استخدم أدوات البرامج لإدارة الوقت

التكنولوجيا أصبحت أكثر تطوراً في إدارة الوقت، تساعد التطبيقات المختلفة في تتبع وقت الموظفين حتى تتمكن من مراقبة عمليات تسجيل الوصول والمغادرة، يقدم الإنترنت مجموعة متنوعة من التطبيقات والأدوات، وبعضها مفيد لإدارة الأعمال.

4. لديك قائمة مهام

وجود قائمة هو دائماً موفر للوقت، إذا كانت لديك قائمة، فلن تضطر أبداً إلى التساؤل عما هو مدرج في جدول الأعمال اليومي أو ما يجب فعله بعد هذا، وذلك لأن القائمة تحافظ على تركيزك وتحفيزك، وتركز على الشعور بالرضا في كل مرة تقوم فيها بإلغاء مهمة من قائمتك.

5. التخطيط للمستقبل

التخطيط المسبق هو جزء مهم من إدارة الوقت، من الناحية المثالية يجب أن تخطط مسبقاً للأسبوع أو على الأقل في اليوم السابق، وعندما تعرف بالضبط ما يجب القيام به لليوم أو الأسبوع، ستظل منظماً ومركّزاً.

يمكنك تقسيم المهام عبر الأيام لمعرفة مقدار الوقت المطلوب لإكمال المشروع مقدماً، حتى إنفاق بضع دقائق فقط في التخطيط المسبق يمكن أن يغير طريقة عملك.

6. ابدأ بأهم مهامك

قم بأهم مهامك في الصباح، مثل (كل تلك المهام المجهدة، الجزء الأكبر من عملك، أصعب المهام) قم بها في الصباح، والسبب في ذلك أنه يكون لديك أكبر قدر من الطاقة في الصباح، لذلك ستتمكن من التعامل مع المهام بكفاءة.

7. التفويض والاستعانة بمصادر خارجية

لا يمكنك أن تفعل كل شيء بمفردك، لذا تحتاج إلى تفويض بعض المهام إلى أشخاص آخرين، يساعدونك في إنجاز أكبر قدر من المشاريع أو المهام الأكثر تعقيداً والتي تحتاج إلى وقت كبير.

8. ركز على مهمة واحدة

إذا اخترت القيام بمهمة ما، فراجعها حتى النهاية، قم بإنهائها وتجنب القيام بنصف العمل، ما يعني التخلي عن مهمتك الحالية والقيام بشيء آخر تماماً، فهذا ليس فقط إدارة وقت سيئ ولكنه سيئ ​​أيضاً لتركيزك.

9. إجراء بعض التغييرات في الجدول الزمني

إذا كنت تشعر بمزيد من النشاط في أوقات معينة من اليوم، فغيّر جدولك لتحقيق الاستفادة القصوى من وقتك، يكون بعض الناس أكثر نشاطاً في الصباح، بينما يكون البعض الآخر من محبي الليل، عندما تختار أفضل جدول زمني لك، فستستمتع بفوائد القدرة على فعل المزيد.

• إقرأ أيضاً : بالخطوات .. كيف تتصالح مع أخيك ؟

10. تجنب الكمال

تجنب الوصول إلى الكمال في كل ما تصنعه، لأن الكمال يمكن أن يضغط عليك، ولا يمكنك من أداء أي مهمة بشكل صحيح، لذلك بمجرد الانتهاء من المهمة وتقديم أفضل ما لديك، عليك المضي قدماً.

مهما كانت النصائح أو الأدوات التي تستخدمها، استخدم وقتك بحكمة، ولكن أيضاً خصص وقتاً للراحة والاسترخاء لإبقائك سعيداً ومحفزاً طوال حياتك.

• إقرأ أيضاً : كيف أصالح زوجتي ؟
• إقرأ أيضاً : كيف احقق احترام الذات ؟
• إقرأ أيضاً : كيف أنام بسرعة؟